Invitación a Cotizar (RFQ) en Licitaciones
La invitación a cotizar, o RFQ (Request for Quotation) por su nombre en inglés, es la comunicación mediante la cual un órgano de contratación pide a una o varias empresas que presenten presupuesto u oferta para un contrato, un mecanismo habitual en el procedimiento negociado sin publicidad y en la práctica de los contratos menores.
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¿Qué es una invitación a cotizar?
RFQ son las siglas de Request for Quotation, "solicitud de presupuesto" o "invitación a cotizar" en español. Es un término de origen anglosajón, muy usado en compra pública y privada internacional, que en el contexto de la contratación del sector público español no corresponde a una figura jurídica única, sino que se traduce en distintos mecanismos según el procedimiento de adjudicación empleado: la petición de ofertas en el procedimiento negociado sin publicidad, o la solicitud de presupuestos previa a la adjudicación de un contrato menor.
En la práctica, cuando una empresa recibe un correo o una comunicación a través de la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP) pidiéndole que presente precio para un trabajo concreto, sin que medie un anuncio público previo, está recibiendo una invitación a cotizar.
El RFQ en el procedimiento negociado sin publicidad
El procedimiento negociado sin publicidad, regulado en los artículos 168 y 169 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, solo puede utilizarse en los supuestos tasados por la ley (entre otros, exclusividad técnica, urgencia imperiosa no imputable a la Administración, o adquisiciones adicionales al proveedor original). En este procedimiento, el órgano de contratación invita directamente a negociar a las empresas que considere capacitadas, sin publicar un anuncio de licitación abierto a cualquier interesado.
El artículo 169.2 de la LCSP exige, cuando se decide limitar el número de empresas invitadas, que el órgano de contratación garantice, en todo caso, un número mínimo de tres candidatos invitados, salvo que no exista un número suficiente de empresas que cumplan los criterios de selección exigidos.
El RFQ en los contratos menores: ¿son obligatorias las tres ofertas?
Es una idea muy extendida, pero inexacta como regla general, que la LCSP obliga siempre a solicitar tres presupuestos antes de adjudicar un contrato menor. La ley no impone esa obligación con carácter general: el artículo 118 de la LCSP exige que el expediente de un contrato menor incluya un informe del órgano de contratación justificando la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto para evitar la aplicación de las reglas generales de contratación, pero no exige literalmente pedir tres presupuestos comparativos.
Dicho esto, solicitar varios presupuestos antes de adjudicar un contrato menor es una práctica recomendable para justificar el respeto al principio de eficiencia y de buena gestión de fondos públicos, y muchas entidades locales y autonómicas la incorporan como requisito interno en sus bases de ejecución del presupuesto o en instrucciones internas de contratación. Además, para determinadas entidades del sector público estatal, la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación (OIReScon) exige en su Instrucción 1/2019 que se solicite un mínimo de tres ofertas conforme al artículo 319.7.d) de la LCSP, aplicable a los contratos menores de esas entidades.
Cómo responder a una invitación a cotizar
Para una empresa que recibe una RFQ o invitación a cotizar, conviene tener en cuenta:
- El plazo de respuesta suele ser breve (a menudo pocos días hábiles), a diferencia de los plazos legales mínimos de los procedimientos abiertos
- La oferta debe ajustarse exactamente al objeto y al presupuesto máximo indicado en la invitación
- Aunque no exista publicidad previa, siguen aplicando las prohibiciones de contratar y la exigencia de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
- Conviene conservar copia de la invitación recibida y de la oferta presentada, ya que forman parte del expediente que puede ser objeto de control posterior
Ejemplo práctico
Un ayuntamiento necesita reparar de forma urgente una avería en la red de saneamiento de un colegio antes del inicio del curso escolar. Dado el importe (por debajo de los 40.000 euros del umbral de contrato menor de obras) y la urgencia, el técnico municipal envía una invitación a cotizar por correo electrónico a tres empresas locales especializadas, solicitando presupuesto cerrado en 48 horas, y adjudica el contrato menor a la oferta más ventajosa entre las recibidas.
Diferencias con conceptos similares
La invitación a cotizar (RFQ) no equivale a un anuncio de licitación: el anuncio se publica de forma abierta para que cualquier empresa interesada pueda presentar oferta, mientras que la invitación a cotizar se dirige de forma nominal y directa a empresas concretas seleccionadas por el órgano de contratación, sin publicidad general del procedimiento.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo RFQ que licitación pública?
No exactamente. Una licitación pública en sentido estricto implica normalmente publicidad de un anuncio abierto a cualquier interesado. Una invitación a cotizar (RFQ) se dirige de forma directa a empresas concretas, típicamente en procedimientos negociados sin publicidad o en la tramitación de contratos menores.
¿Es obligatorio pedir tres presupuestos antes de adjudicar un contrato menor?
No con carácter general: la LCSP no impone esa obligación de forma expresa para todos los contratos menores del sector público. Sí es exigible para determinadas entidades del sector público estatal conforme a la Instrucción 1/2019 de la OIReScon, y es, en cualquier caso, una práctica recomendable para justificar la elección del contratista.
¿Cuántas empresas debe invitar como mínimo el órgano de contratación en un procedimiento negociado sin publicidad?
Cuando decide limitar el número de invitados, el artículo 169.2 de la LCSP exige garantizar un mínimo de tres candidatos invitados, salvo que no existan suficientes empresas que cumplan los criterios de selección exigidos.